Wystawianie faktur, obliczanie należnego podatku czy rozliczanie kosztów - to czynności, w wykonywaniu których mogą nas wyręczyć programy komputerowe. Niektóre z nich udostępniane są za darmo, inne są płatne - ale w zamian otrzymujemy bogatszy zestaw różnych przydatnych funkcji. Darmowe opcje programów, jednak w dość ograniczonej wersji, można znaleźć w internecie. Firmy informatyczne udostępniają oprogramowanie do księgowania w nadziei, że po przetestowaniu wersji bezpłatnych (zwykle 30-dniowych) skusimy się na pełny i płatny już pakiet.
Na ogół możliwości darmowych programów są mocno okrojone, ale umożliwiają wykonywanie najistotniejszych operacji księgowych, takich jak: prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, ewidencję środków trwałych czy wystawianie faktur. Pełnej księgowości w ten sposób prowadzić się nie da, ale nie wszystkie spółki muszą to robić (np. osobowe nie mają takiego obowiązku). Obsługa programów, jak np. VATowiec, nie powinna nastręczać trudności nawet początkującym przedsiębiorcom.
Warto zainstalować takie oprogramowanie na domowym komputerze, nawet jeżeli korzystamy z usług biura rachunkowego. Systematyczne ewidencjonowanie wszelkich zdarzeń finansowych dokonujących się w firmie pozwoli na stworzenie precyzyjnej i czytelnej historii finansowej przedsiębiorstwa. Program do księgowania to również swoista baza danych, służąca m. in. do przechowywania informacji o kontrahentach/klientach czy używanych przez nich i nas numerów rachunków bankowych.
Poza tym, gdy papierowa faktura nam się zgubi, można ją ponownie wydrukować, a gdy zdarzy się to naszemu kontrahentowi, szybko wystawimy duplikat. Pełnopłatne programy (kosztujące zwykle od kilkunastu do kilkuset złotych) są zazwyczaj wzbogacone o możliwości prowadzenia płac, rejestru towarów, itp. Doskonale sprawdzają się np. w spółkach kapitałowych, zobowiązanych do prowadzenia rozbudowanej dokumentacji.
Programy te, jak np. Lefthand Pełna Księgowość, posiadają specjalne zakładki, w których gromadzone są informacje o stanie magazynu czy terminach zapłaty faktur przez nas lub naszych klientów. Minusem wszelkiego rodzaju oprogramowania - płatnego czy darmowego - jest konieczność odpowiedniego zabezpieczania firmowych nośników danych. Wszystkie informacje dotyczące kontrahentów przechowywane są na dysku twardym i w razie jego utraty trudno je od razu odtworzyć (czasami jest to w ogóle niemożliwe).
Poza tym dostęp do takiego programu jest możliwy tylko na firmowym komputerze, czyli w godzinach pracy (chyba że biuro mamy w domu); programy te wymagają także częstego aktualizowania.