Niedawno pojawiły się firmy oferujące całkowicie elektroniczną obsługę księgową za pośrednictwem internetu. Ciekawe są serwisy skierowane do mikroprzedsiębiorstw i małych firm. Serwisy przeznaczone są głównie dla podatników rozliczających działalność gospodarczą w oparciu o ustawę o PIT, prowadzących księgowość w formie książki przychodów i rozchodów lub ewidencji VAT.
Należy przy tym nadmienić, że serwis nie jest biurem rachunkowym sensu stricto i nie prowadzi księgowości swoich klientów. Robi to sam podatnik z pomocą serwisu. Ma on do dyspozycji specjalistów podatkowych, choć niekoniecznie są to osoby z uprawnieniami licencjonowanych księgowych.
Najczęściej księgowość internetowa jest adresowana w szczególności do małych firm. Tutaj podatnik rozlicza się tak jak w tradycyjnym biurze rachunkowym, ale obsługa księgowo - podatkowa jest realizowana wyłącznie elektronicznie. Koszt - w postaci zryczałtowanej opłaty miesięcznej - jest porównywalny z cenami usług tradycyjnych biur rachunkowych.
Księgowość internetowa to niewątpliwie ciekawa propozycja dla ludzi ceniących sobie możliwość bieżącej kontroli nad sprawami firmy o każdej porze i w dowolnym momencie, ale jednocześnie nie dysponujących czasem na zgłębianie meandrów podatkowych i prawnych oraz na wypełnianie wszystkich wymaganych dokumentów. Za miesięczny abonament uzyskuje się dostęp online do wyspecjalizowanego serwisu, który działa podobnie jak pełnopłatne wersje oprogramownia komputerowego.
Elektroniczna księgowość ewidencjonuje wprowadzane przez nas faktury i gotowe do drukowania deklaracje do ZUS czy Urzędu Skarbowego. System przypomina także o terminach wpłat zaliczek (np. na podatek dochodowy). Ogromną zaletą jest tutaj pomoc (w ramach abonamentu) w dziedzinie technicznej obsługi programu oraz możliwość uzyskania informacji w zakresie podatków i księgowania kosztów od konsultanta na infolinii lub przez internet.
Ten ostatni aspekt jest szczególnie cenny biorąc pod uwagę częstotliwość zmian w polskich przepisach podatkowych, dokonujących się nieraz z prędkością światła. W zestawieniu z kupowanymi jednorazowo programami komputerowymi, księgowość internetowa jest rozwiązaniem nieco droższym. Podstawowy koszt to miesięczny abonament od ok. 55 zł do ok. 100 zł brutto. Trzeba też pamiętać, że potrzebny jest stały dostęp do internetu, co także podnosi ostateczny koszt usługi.
Odnotowania jednak wymaga fakt, że jest to rozwiązanie bezpieczniejsze od zwykłego programu; wszystkie dane są bowiem szyfrowane i przechowywane na zewnętrznym serwerze, co chroni je przed utratą w przypadku awarii lub uszkodzenia naszego komputera. Z drugiej strony usługi księgowości internetowej - adresowane głównie do osób prowadzących działalność gospodarczą oraz do małych i średnich przedsiębiorstw - są niezwykle konkurencyjne cenowo w stosunku do usług tradycyjnych biur rachunkowych (nie wspominając już o zatrudnieniu etatowego księgowego).
Korzystając z usług biura rachunkowego, właściciel firmy nie martwi się co prawda o rozliczenia, bo to biuro księguje dokumenty i ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy (każde biuro ma obowiązkowe ubezpieczenie OC). Jednak komfort ten kosztuje średnio od ok. 150 zł do ok. 400 zł miesięcznie. Stąd wiele mikroprzedsiębiorstw, których na oferty biur nie było stać, dotychczas najczęściej prowadziły księgowość własnymi siłami.
Można zatem powiedzieć, że pojawienie się internetowej księgowości wypełnia pewną lukę na rynku usług księgowych, umożliwiając panowanie na księgowością własnej firmy w nowoczesny i profesjonalny sposób za rozsądną cenę.